Produtividade e Gerenciamento de Tempo

Produtividade e Gerenciamento de Tempo – Em casa ou no trabalho, duas ferramentas essenciais para o seu dia a dia.

Este é um tema muito discutido, produtividade. Nos dias de hoje estamos sempre correndo, com muitas coisas para fazer, projetos para desenvolver, e quando percebemos já passaram-se dias, semanas, meses e até anos sem termos concluído o que queríamos. Não é assim com você?
Bem, eu costumo dizer que muitas de nossas conquistas estão associadas aos nossos propósitos. Ou seja, quanto mais estivermos alinhados ao “porque” fazer aquilo, maiores são as chances de conquistarmos o que desejamos. Tudo bem, esse é um ponto interessante, mas que não é o objetivo deste post. Hoje preparei um video curto para explicar duas ferramentas fundamentais para aumentar sua produtividade, que aprendi inicialmente com o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” de Stephen R. Covey, mas que só fui implementar em minha vida ao ler o livro, que por sinal recomendo muito, “Questões Fundamentais da Vida” – Criando um equilíbrio dinâmico entre trabalho, família, tempo e dinheiro.”
Neste livro, pude recapitular e então implementar duas ferramentas de produtividade que considero fundamentais para maximizar seu tempo e esforços, são elas: a Agenda em Blocos e a Matriz de Gerenciamento de Tempo.

No video (clique para acessar) comento justamente sobre essas duas ferramentas com exemplos e explicação de como utiliza-las. Além de assistir o video, você também pode baixar a planilha que usei como exemplo, para que você possa analisar com mais calma e implementar em seu dia a dia.

Além destas duas ferramentas, listo abaixo uma serie de outras “armas” de produtividade para você maximizar seu potencial, já que nos dias de hoje, na era da informação, ao mesmo tempo que temos muitas coisas para facilitar nosso dia a dia, também temos muita distração…

1) Para que trabalha com muito papel, utilize etiquetas coloridas e adesivos.
2) Utilize pastas para arquivos físicos assim como as pastas do Windows Explorer/Finder.
3) Use o Dropbox ou semelhante (Evernote / Google Docs) – para manter alguns arquivos na nuvem.
4) Senhas – hoje temos senhas para tudo. Utilize um gerenciador de senhas. Existem vários aplicativos para isso, mas uma planilha de excel bem quardada e protegida pode lhe ajudar.
5) Email – Criar Filtros (Notificação / Propaganda / Arquivar Automaticamente)
Seja conservador ao escrever emails e seja liberal ao apaga-los.
Não redija emails muito longos.
Se você não tem isso no servidor de seu trabalho, ou trabalha em casa, o aplicativo Bumerang permite definir que horários o email será enviado.
6) Mapa mental – Utilize mapas mentais para organizar suas idéias e projetos, eles ajudam muito. Eu utilizo o www.mindmeister.com, mas existem vários aplicativos para isso.
7) Faça Backup de seus arquivos, seja organizado.
8) Existem diferentes ferramentas que contribuem para termos melhor noção de quanto tempo passamos no computador e em quais aplicativos/websites. Me desculpe se alguns deles estão em inglês, mas se puder, faça um teste e talvez você se surpreenda ao encontrar aqueles minutos que fazem falta em sua produtividade. Ou na de seu colaborador.
– Um aplicativo é Facebook antiprocrastinator. Você define o tempo permitido no Facebook, depois do tempo definido, ele encerra o site/aplicativo.
– Personal Activity Monitor, é um programa que permite medir quanto tempo passamos em diferentes aplicativos
http://activitymonitor.codeplex.com/
– Keep Me Out é uma ferramenta que ajuda a ficarmos longe daqueles sites que nos distraem muito, como o facebook, youtube ou gmail. http://keepmeout.com/en/
– O Rescue Time também ajuda a monitorar quanto tempo ficamos em cada aplicativo: https://www.rescuetime.com/
9) Use uma lista de afazeres. As famosas “To Do Lists”.
Como existe uma enorme variedade de ferramentas, recomendo que cada pessoa instale e experimente diferentes sistemas até encontrar aquele que gosta mais. Depois de tomada a decisão, os benefícios serão colhidos por muitos anos. Eu utilizo o Task List do Mac mesmo, mas seguem algumas dicas:
Remember the Milk: http://www.rememberthemilk.com/ (bom para quem tem múltiplos dispositivos)
Google Tasks http://mail.google.com/tasks
ToodleDo http://www.toodledo.com/
OmniFocus http://www.omnigroup.com/omnifocus – mais avançado, para quem usa Mac OS

https://youtu.be/LlmBlRiL0Ak

Bom, é isso ai pessoal. Espero ter ajudado com estas dicas para aumentar sua produtividade e seu gerenciamento de tempo.
Se colocar em prática pelo menos as duas que comentei no video, tenho certeza que terá enorme um ganho em sua vida.

Um abraço,
André Crepaldi
Planejador Financeiro